İngilizce Sunum Yapma Kalıpları: Açılıştan Soru-Cevaba

İngilizce sunumu ayakta tutan şey kusursuz gramer değil, dinleyiciye nerede olduğunu söyleyen birkaç sabit kalıptır: açılış, yol haritası, geçiş, grafik anlatma, kapanış ve soru-cevap. Bu altı anın kalıplarını hazır ettiğinde, aradaki içeriği basit cümlelerle anlatman yeter.

Çoğu kişi slaytlarını özenle hazırlar ama slaytlar arasında ne söyleyeceğini hazırlamaz. Takılınan yer de tam orasıdır. Aşağıda her an için birkaç kalıp, sonunda da soru-cevap bölümünden kısa bir diyalog var.

Sunuma nasıl başlanır?

İlk 30 saniyede üç şey yap: selamla, kendini kısaca tanıt, konuyu tek cümlede söyle. Uzun teşekkür listelerine ve I will try to explain gibi baştan özür dileyen girişlere gerek yok. Kendinden emin bir ilk cümle, dinleyicinin sana güvenini hemen kurar.

• Good morning, everyone. Thanks for joining. Herkese günaydın, katıldığınız için teşekkürler.
• For those who don't know me, I'm Ece and I lead the design team. Beni tanımayanlar için: ben Ece, tasarım ekibini yönetiyorum.
• Today I'd like to talk about our plans for next year. Bugün gelecek yılın planlarından bahsetmek istiyorum.

Kendini tanıtırken özgeçmişini baştan anlatma, iki cümle yeter. Daha uzun bir tanıtım gerekiyorsa Tell me about yourself sorusu için önerdiğimiz bugün, geçmiş, gelecek yapısı burada da işe yarar.

Dinleyiciye yol haritası nasıl verilir?

İngilizce sunumlarda konuşmacı çoğu zaman planını en başta söyler. Buna signposting, yani yol tabelası koymak denir. Dinleyici nereye gittiğini bildiğinde seni daha rahat takip eder; sen de aklın karıştığında bu haritaya geri dönersin.

• Let me walk you through our results. Sonuçlarımızı size adım adım anlatayım. Bir süreci ya da sonucu sırayla göstereceğini haber verir.
• I've divided my talk into three parts. Konuşmamı üç bölüme ayırdım.
• First, ... Then, ... Finally, ... Önce, sonra, en son. Bölümleri sayarken bu üçlü yeterlidir.
• I'll take questions at the end. Soruları sonda alacağım. Bunu baştan söylemek, araya giren soruları kibarca erteler.

Bir bölümden diğerine nasıl geçilir?

Sessizce slayt değiştirmek dinleyicide kopukluk hissi bırakır. Geçiş cümlesi aynı anda iki iş görür: bir bölümü kapatır, yenisini açar.

• Moving on to costs... Maliyetlere geçersek... En sade ve en sık kullanılan geçiş kalıbıdır.
• That brings me to my next point. Bu beni bir sonraki noktama getiriyor.
• So far we've looked at sales. Now let's turn to costs. Şu ana kadar satışlara baktık, şimdi maliyetlere dönelim.

Küçük bir ipucu: geçiş cümlesinden sonra bir saniye dur. Bu kısa sessizlik dinleyiciye yeni bölümün başladığını söyler, sana da nefes aldırır.

Grafik ve slayt nasıl anlatılır?

Grafiği okuma, yorumla. Dinleyici rakamları zaten görüyor; senden beklediği, o rakamların ne anlama geldiği. Rakamlar bir projenin ilerleyişini gösteriyorsa durumu on track ya da behind schedule gibi kalıplarla tek cümlede özetlemeyi proje durumu raporlama yazısında anlattık.

• As you can see from this chart, sales grew in the spring. Bu grafikte gördüğünüz gibi, satışlar baharda arttı. Dikkati slayta çekmenin en doğal yolu.
• Sales went up / went down / stayed the same. Satışlar arttı, düştü, aynı kaldı.
• What this means is... Bunun anlamı şu...
• I'd like to draw your attention to this line. Dikkatinizi bu çizgiye çekmek istiyorum.

Rakam söylerken fifteen ve fifty gibi kelimelere dikkat et: birincisinde vurgu sondaki hecede, ikincisinde baştakinde. Yanlış anlaşılan tek bir sayı bütün slaytı boşa çıkarabilir.

Sunum nasıl toparlanıp bitirilir?

Kapanış, dinleyicinin aklında kalacak kısımdır. Yeni bilgi verme; ana fikirleri bir kez daha kısaca sırala.

• To sum up, we need two more people on the team. Özetlemek gerekirse, ekibe iki kişi daha lazım. Ana fikirleri toparladığının işaretidir.
• The key takeaway here is... Buradan çıkarılacak asıl sonuç şu...
• Thank you for your attention. Any questions? Dinlediğiniz için teşekkürler. Sorusu olan var mı?

Son cümlende dinleyiciden ne istediğini açıkça söyle: bir onay, bir karar ya da bir sonraki toplantı. That's all deyip susmak sunumu havada bırakır.

Soru-cevap bölümünde ne denir?

Çoğu kişinin en çok çekindiği yer burası, çünkü soruları önceden bilemezsin. İyi haber şu: cevabı bilmesen bile kullanacağın kalıplar belli. Aşağıdaki kısa diyalog bir bütçe sunumunun sonundan.

Colleague: You said costs went down in the third quarter. Was that because of the new supplier?

You: That's a great question. Partly, yes. The new supplier cut our shipping costs, but we also reduced overtime.

Colleague: Do you expect the same next quarter?

You: I don't have the final numbers yet, so let me get back to you on that by Friday.

Colleague: Sounds good. And what about the dip in August?

You: Just to make sure I understand, are you asking about sales or costs?

Colleague: Costs.

You: Right. That was a one-time payment for software licences.

Diyalogda üç kurtarıcı kalıp var:

• That's a great question. Güzel soru, demektir ama asıl işlevi sana düşünmek için iki saniye kazandırmaktır. Her soruda kullanma, tekrar edildikçe samimiyetini kaybeder.
• Let me get back to you on that. Bu konuda size dönüş yapayım, anlamına gelir. Cevabı bilmediğinde uydurmak yerine bunu söyle ve mümkünse bir zaman ver.
• Just to make sure I understand... Doğru anladığımdan emin olmak için... Soruyu netleştirir ve yanlış soruya uzun bir cevap vermeni önler.

Sunumdaki soru-cevap, iş telefonunda karşı tarafı tam duyamamaya benzer: ikisinde de çözüm tahmin yürütmek değil, kibarca netleştirmektir. Telefonda aynı durumda kullanılan cümleleri iş için İngilizce telefon kalıpları yazısında bulabilirsin.

Bu kalıpları nasıl kalıcı hale getirirsin?

Kalıpları okumak yetmez, sesli söylemen gerekir. Bir sonraki sunumunun dosyasını aç ve her slaytın not kısmına o geçişte kullanacağın kalıbı yaz. Sonra sunumu baştan sona yüksek sesle bir kez prova et; takıldığın geçişleri işaretle ve sadece onları tekrar çalış.

Asıl zorluk soru-cevap kısmında, çünkü onu tek başına prova edemezsin. Bunun için Talk Up'taki küçük gruplar iyi bir prova alanı: iki dakikalık bir mini sunum yapıp ardından diğerlerinin sorularını cevaplayabilirsin. Beklenmedik bir soruyu birkaç kez gerçek bir insandan duymak, toplantı odasındaki ilk soruyu çok daha az korkutucu hale getirir. Sunumdan sonra gelen yorumları ve eleştirileri sakin karşılamak için İngilizce geri bildirim alma kalıplarını da hazır tut.