İş İçin İngilizce Telefon Kalıpları: Açılıştan Vedaya

İngilizce telefon görüşmesi kalıpları birkaç sabit cümleden oluşur: kendini “This is ... from ...” ile tanıtırsın, birini “Could I speak to ...?” ile istersin, anlamadığında “Sorry, could you repeat that?” dersin ve “Thanks for your time” ile kapatırsın. Bu iskelet kafanda hazır olduğunda telefonun en stresli anı, yani ne diyeceğini düşünme kısmı ortadan kalkar.

Telefonda İngilizce neden daha zor gelir?

Yüz yüze konuşmada anlamın bir kısmını karşındakinin yüzünden, el hareketlerinden ve dudaklarından okursun. Telefonda bunların hepsi gider; elinde sadece ses kalır, o da çoğu zaman cızırtılıdır. Üstelik karşı taraf senin anlamadığını göremez, bu yüzden yavaşlamaz.

Çözüm daha çok kelime bilmek değil, görüşmenin akışını önceden bilmektir. İş telefonları neredeyse hep aynı sırayla ilerler: tanışma, sebep, bilgi alışverişi, özet, veda. Sıra kafanda hazırsa enerjini dinlemeye ayırabilirsin. Hattın öbür ucunda şikayeti olan bir müşteri varsa bu akış biraz değişir; şikayetçi bir müşteriyle konuşmanın adımları o an elinin altında olsun.

Aramayı nasıl açıp kendini tanıtırsın?

Telefonda “I am Ayşe” denmez; doğal kalıp “This is Ayşe from ...” şeklindedir. Hemen ardından aramanın sebebini tek cümleyle söyle:

• “Hi, this is Ayşe from the sales team.” (Merhaba, ben satış ekibinden Ayşe.)
• “I'm calling about the invoice you sent last week.” (Geçen hafta gönderdiğiniz fatura için arıyorum.)
• Telefonu sen açıyorsan: “Good morning, sales department, Ayşe speaking.”

Arama bir iş başvurusunun ilk telefon elemesiyse, karşı taraf büyük ihtimalle ilk dakikalarda kendini anlatmanı isteyecek. Bunun için tell me about yourself sorusuna kısa bir cevap kurmayı önceden çalışmak telefonda çok rahatlatır.

Birini nasıl istersin, beklemeye nasıl alırsın?

• “Could I speak to Mr. Brown, please?” Bay Brown ile görüşebilir miyim?
• “Could you put me through to the accounts department?” Beni muhasebe birimine bağlar mısınız? Buradaki put through, telefonu birine aktarmak demektir.
• “Can you hold, please?” Hatta bekler misiniz? Karşıdakini beklemeye alacağını önceden söylersin.
• “Sorry to keep you waiting.” Beklettiğim için kusura bakmayın. Bekletmeden sonra hatta döndüğünde ilk cümlen bu olsun.

Burada sık gördüğümüz hata “Wait!” demek. Kelime olarak doğru ama telefonda emir gibi duyulur.

Aradığın kişi yoksa mesaj nasıl bırakılır?

Karşı taraf genelde “I'm afraid she's not available right now” der. Sıra sende:

• “Could I leave a message?” Mesaj bırakabilir miyim?
• “Could you ask her to call me back?” Beni geri aramasını söyler misiniz?
• Telefona sen bakıyorsan: “Can I take a message?” Mesajınızı alayım mı?

Mesajda üç şey olsun: adın, numaran ve konunun tek cümlelik özeti. Numarayı yavaş ve üçerli dörderli gruplar halinde söyle.

Anlamadığında tekrar istemek ayıp mı?

Bir tedarikçiyle haftalık görüşmeler yapan bir öğrencimiz şunu sormuştu: “Aynı cümleyi iki kez tekrar ettirdim, üçüncüde utandım ve okay deyip geçtim. Sonra siparişin yanlış miktarda verildiği ortaya çıktı. Üçüncü kez sormak kabalık mı?”

Cevap: hayır. Kaba olan, anlamadığın halde anladım demek. Ama aynı cümleyi üç kez söyletmek yerine soru tipini değiştir:

• İlk seferde: “Sorry, could you repeat that?”
• Ses kötüyse: “You're breaking up a bit.” Sesiniz kesik kesik geliyor. Böylece sorunu kendi İngilizcene değil, hatta yüklersin.
• Hâlâ emin değilsen anladığını teyit et: “Just to confirm, was that fifteen or fifty units?” Teyit edeyim, on beş mi elli adet mi?
• Son çare: “Could you send that to me by email?”

O öğrencimiz bu sırayı not alıp masasının kenarına yapıştırdı. Bir sonraki görüşmede fifteen ile fifty karışıklığını teyit cümlesiyle anında yakaladı. Tekrar isteme kalıplarının telefon dışındaki durumlar için tam listesi anlamadığında İngilizce ne demelisin yazısında.

İsimleri ve e-postaları nasıl heceletirsin?

Telefonda en çok karışan şey özel isimler ve e-posta adresleridir. İstemek için “Could you spell that for me?” (Bunu benim için heceler misiniz?) dersin. Kendi adını hecelerken harfi bir kelimeyle eşleştir: “S as in Sugar, E as in Echo.”

Bizim öğrencilerimizde en sık karışan harfler, İngilizce okunuşu Türkçeden farklı olanlar: E “i” gibi, I “ay” gibi, G “ci” gibi, J “cey” gibi okunur. Kendi adını ve e-postanı bir kez yüksek sesle İngilizce harflerle hecelemek çoğu kazayı önler. E-postada @ için “at”, nokta için “dot” denir; numaralarda sıfır için “oh”, yan yana iki beş için “double five” duyabilirsin.

Görüşmeyi nasıl kibarca kapatırsın?

İngilizcede iş görüşmesi birden bitmez; önce kısa bir özet, sonra veda gelir:

• “So, just to recap, you'll send the contract by Friday.” Özetlersek, sözleşmeyi cumaya kadar göndereceksiniz.
• “I'll let you go.” Sizi daha fazla tutmayayım. Kapanışa geçtiğini nazikçe haber verir.
• “Thanks for your time. Have a good day.”

Bu kalıpları okumak yetmez, çünkü telefonda yüz yoktur ve kulağınla ağzın birlikte çalışmak zorundadır. Bir arkadaşınla sırt sırta oturup birbirinizi “arayarak” prova yapmak, karşındakini görmeden konuşmanın en gerçekçi pratiğidir. Yanında kimse yoksa evde tek başına konuşma pratiği yöntemleriyle kalıpları kendi sesine alıştırabilirsin.