İngilizce Toplantı Kalıpları: Kibarca Söz Almak

İngilizce toplantıda söz almanın en kolay yolu kısa bir giriş kalıbı kullanmaktır: "Can I just add something here?" ya da "Sorry to interrupt, but..." gibi. Bu kalıplar sana iki saniye kazandırır, karşı tarafa da "şimdi ben konuşacağım" sinyalini verir. Gerisi, fikrini kısa ve net söylemek.

Bizim öğrencilerimizden en sık duyduğumuz cümle şu: "Ne söyleyeceğimi biliyorum, ama ne zaman gireceğimi bilmiyorum." Toplantı akıp gidiyor, sen doğru anı bekliyorsun, o an hiç gelmiyor. Sorun çoğu zaman kelime bilgisi değil, giriş kapısı. Bu yazıda o kapıları tek tek açıyoruz.

Toplantıda söz almak için hangi kalıplar kullanılır?

Konuşma doğal bir duraklamaya geldiğinde ya da biri "Any thoughts?" diye sorduğunda kullanabileceğin üç güvenli kalıp var:

• "Can I just add something here?" Anlamı: "Buraya bir şey ekleyebilir miyim?" İçindeki just cümleyi yumuşatır, istediğin şeyin küçük olduğunu ima eder.
• "I'd like to come in here." Anlamı: "Burada söz almak istiyorum." Biraz daha resmi; kalabalık ya da bir yöneticinin yönettiği toplantılarda iyi oturur.
• "If I could jump in for a second..." Anlamı: "Bir saniyeliğine araya girebilirsem..." Rahat ekip toplantıları için. Jump in burada konuşmaya dahil olmak demek.

Aslında hiçbiri gerçekten izin istemek için değil. Karşı taraf "Sure" ya da "Go ahead" dediğinde sözü zaten almış olursun.

Konuşan birinin sözünü kibarca nasıl kesersin?

Bazen duraklama hiç gelmez. Biri yanlış bir tarih söyler ya da konu kapanmak üzeredir. O zaman araya girmen gerekir ve bu kabalık sayılmaz, yeter ki bir yumuşatıcıyla başla.

• "Sorry to interrupt, but..." Anlamı: "Sözünü kestiğim için kusura bakma ama..." En evrensel olanı. Ardından hemen asıl noktana geç; özrü uzatma.
• "Before we move on..." Anlamı: "Devam etmeden önce..." Konu kapanmak üzereyken son anda söz almak için birebir. Kimsenin sözünü kesmiş gibi görünmezsin, gündeme bir not düşersin.
• "Can I just pick up on that?" Anlamı: "Şuna bir değinebilir miyim?" Birinin az önce söylediği şeye bağlanmak istediğinde kullanılır ve konuşanı dinlediğini de gösterir.

Sözün kesilirse nasıl geri alırsın?

Sen konuşurken biri araya girdi. Susup kalmak zorunda değilsin. Tonunu sakin tut ve şunlardan birini söyle:

• "If I could just finish my point..." Anlamı: "Sözümü bitirebilirsem..." Kibar ama net bir sınır çizer.
• "Just to finish that thought..." Anlamı: "O düşünceyi tamamlamak için..." Daha hafif; araya giren kişiyi kırmadan cümlene geri dönersin.

Sözün kesildikten sonra kafan boşalırsa o an için ayrı bir taktik seti var. İngilizce konuşurken donup kaldığında ne yapmalı yazısında zaman kazandıran kalıpları anlattık.

Fikrini yumuşak ama net nasıl söylersin?

Söz aldın, şimdi asıl iş geliyor. İngilizce iş ortamında doğrudan "No, that's wrong" demek çoğu zaman sert kaçar. Onun yerine şunları dene:

• "The way I see it..." Anlamı: "Bana kalırsa..." Kesin hüküm vermediğini, kendi bakış açını sunduğunu belli eder.
• "I see your point, but..." Anlamı: "Ne demek istediğini anlıyorum ama..." Önce karşı tarafı kabul edersin, sonra itirazını eklersin.
• "I'd push back a little on that." Anlamı: "Buna biraz itiraz ederim." Push back karşı çıkmak demek, a little ise tonu yumuşatır. Yöneticine bile rahatça söyleyebileceğin bir kalıp.

Küçük bir ipucu: fikrini bir cümleyle söyle, gerekçeni bir cümleyle ekle, sonra dur. Uzun açıklamalar araya girilmesine davetiye çıkarır. İş görüşmesinde de kısa ve düzenli konuşmak kazandırır; "Tell me about yourself" sorusunu 3 adımda cevaplamayı ayrı bir yazıda anlattık.

Gerçek bir toplantıda bu kalıplar nasıl duyulur?

Haftalık bir ürün toplantısından bir an. Ekip lideri yeni özelliğin çıkış tarihini konuşuyor, sen ise test sürecinin yetişmeyeceğini düşünüyorsun:

Ekip lideri: So if everything goes well, we launch on the fifteenth. Any thoughts before we move on?

Sen: Yes, actually. Can I just pick up on the testing part?

Ekip lideri: Sure, go ahead.

Sen: The way I see it, two weeks isn't enough for testing. Last time we needed three, because the payment screen...

Ekip arkadaşı: But this feature is much smaller, so it should be faster.

Sen: Just to finish that thought: the payment screen changes again this time. I see your point, but that part always takes longer.

Ekip lideri: Fair enough. Let's look at the twenty-second instead.

Dikkat ettiysen kimse kaba değildi ve hiçbir cümle uzun değildi. Üç kalıp iş gördü: söz almak için pick up on, fikir için the way I see it, sözü geri almak için just to finish that thought. Hiçbirinde uzun bir özür ya da giriş yok; kalıp söyleniyor, ardından hemen asıl bilgi geliyor. Toplantıda dinlenmenin sırrı da bu. Bir fikre itiraz etmenin bir adım ötesi, birinin işine yorum yapmaktır; bunun için İngilizce geri bildirim verme ve alma kalıplarını ayrıca topladık. Sıra sana gelip işin hangi aşamada olduğunu anlatman gerektiğinde İngilizce proje durumu raporlama kalıpları işini kolaylaştırır.

Online toplantıda söz almak neden daha zor?

Ekranda beden dili neredeyse yok ve ses bir iki saniye gecikebiliyor. Sonuç: iki kişi aynı anda konuşmaya başlıyor, ikisi birden susuyor, garip bir sessizlik oluyor. Bu anlar için hazır cevapların olsun:

• "Sorry, go ahead." Anlamı: "Pardon, sen devam et." Aynı anda başladığınızda sözü karşıya bırakırsın; sıra sana geldiğinde rahatça girersin.
• "You're on mute." Anlamı: "Sesin kapalı." Konuşan birinin mikrofonu kapalıysa kibarca uyarmanın standart yolu.
• "I'll drop it in the chat." Anlamı: "Sohbete yazıyorum." Söz alacak an bulamadıysan fikrini yazılı bırak; toplantı sonunda "As I mentioned in the chat..." diye geri dönebilirsin.

Bir de teknik ipucu: mikrofonunu açtıktan sonra ilk kelimen bir tampon olsun ("Sorry," ya da "So,"). Gecikmede kesilen kısım asıl cümlen değil, o tampon kelime olur.

Bu kalıpları nasıl refleks haline getirirsin?

Hepsini bir anda ezberlemeye çalışma. Stres altındayken aklına ancak bir ya da iki tanesi gelir, o yüzden seçici ol. Her gruptan tek kalıp seç: biri söz almak, biri araya girmek, biri fikir söylemek için. Bir sonraki toplantıdan önce bu üçünü bir kağıda yaz ve ekranın kenarına koy. Hedefin basit: toplantı boyunca en az birini kullanmak.

Kalıpların oturması için tekrar lazım, ama gerçek iş toplantısı deneme yapmak için en rahat yer değil. Talk Up'taki canlı konuşma odaları bunun için iyi bir ara durak: birden fazla kişinin konuştuğu bir ortamda söz almayı, araya girmeyi ve sözünü geri almayı düşük riskle deneyebilirsin. Birkaç seanstan sonra "Can I just add something here?" artık kafanda çeviri yapmadan, kendiliğinden çıkar.